Este resumen no sustituye el texto completo, que se detalla a continuación.

1. Objeto y alcance

Estos Términos y Condiciones regulan el uso de los sistemas y servicios de software que EiTech Solutions (en adelante, "EiTech") pone a disposición de los comercios y empresas que los contratan (en adelante, "el Comercio"), incluyendo, entre otros, CIS Parking, PC Parking, Ventas e Inventario (POSXT), Facturación Electrónica (FEL Connect), Gestión de Pedidos (OrderTag), Tarjetas de Lealtad (MemCard) y los sistemas desarrollados a la medida (en adelante, "los Sistemas"). En particular, describen cómo EiTech almacena, conserva y depura la información que el Comercio registra en los Sistemas.

Al utilizar los Sistemas, el Comercio declara conocer estos Términos y Condiciones.

2. Información que se almacena

Al operar los Sistemas, el Comercio registra y genera dos tipos de información:

• Datos maestros: la información que el Sistema necesita para funcionar y que se mantiene activa hasta que el Comercio la da de baja. Por ejemplo: datos del Comercio, usuarios, configuración, tarifas, catálogo de productos, listado de clientes y membresías.
• Datos operativos: los registros que se generan en la operación diaria. Por ejemplo: ventas, facturas emitidas, cobros, pedidos, tickets y movimientos de parqueo, cortes de caja y movimientos de inventario. Estos datos pueden depurarse sin afectar el funcionamiento del Sistema.

Ambos tipos pueden incluir datos de los clientes del Comercio, como nombre, NIT, teléfono, correo electrónico, número de placa o datos de membresía.

3. Responsabilidad sobre los datos

El Comercio es el responsable de la información que registra en los Sistemas, incluida la de sus propios clientes, y de contar con las autorizaciones necesarias para recopilarla y utilizarla. EiTech almacena y procesa esa información por cuenta del Comercio, con el fin de prestarle el servicio contratado.

4. Uso de la información

EiTech utiliza la información almacenada en los Sistemas únicamente para:

• Prestar, mantener y dar soporte técnico a los Sistemas contratados.
• Emitir y certificar documentos electrónicos cuando el servicio lo incluya (por ejemplo, facturación electrónica FEL).
• Gestionar la facturación y el cobro de los servicios contratados por el Comercio.
• Proteger la seguridad e integridad de los Sistemas y atender incidentes.
• Cumplir requerimientos de autoridades competentes conforme a la ley.

5. Conservación de datos operativos: mes en curso y 2 meses anteriores

Como parte del servicio contratado, los Sistemas conservan los datos operativos del mes en curso y de los dos (2) meses calendario anteriores completos. El plazo se cuenta por meses calendario completos, no por días a partir de la fecha de cada registro.

Ejemplo: durante octubre, el Sistema tiene disponibles los datos de agosto, de septiembre y los de octubre registrados hasta ese día. Al iniciar noviembre, se depuran los datos de agosto y quedan disponibles septiembre, octubre y noviembre.

Depurar significa eliminar la información de los Sistemas de forma definitiva: deja de estar disponible para consulta y no puede recuperarse. La depuración se realiza durante los primeros días de cada mes. Ese margen es únicamente operativo y no amplía el plazo de conservación.

Los datos maestros no se depuran por este proceso. Se conservan mientras estén activos, hasta que el Comercio los dé de baja o finalice el servicio.

6. Ampliación del plazo de conservación

Si el Comercio necesita que sus datos operativos se conserven por más tiempo, puede solicitar a EiTech una ampliación del plazo. La ampliación tiene un costo adicional al servicio, y su plazo y precio se acuerdan con EiTech. Mientras no exista ese acuerdo, aplica el plazo de la sección 5.

7. Descarga de información y obligaciones del Comercio

Los Sistemas permiten al Comercio descargar sus datos operativos por rango de fechas. Si el Comercio necesita conservar su información, ya sea por obligaciones contables, fiscales, legales o por decisión propia, es su responsabilidad descargarla antes de que se depure. Por ejemplo, los datos de agosto pueden descargarse hasta el 31 de octubre. Recomendamos hacer la descarga al cierre de cada mes.

Los documentos de facturación electrónica certificados también pueden consultarse en los portales del certificador y de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

EiTech no será responsable por la pérdida de información que el Comercio no haya descargado antes de su depuración.

8. Terceros

EiTech no vende, cede ni comercializa la información del Comercio ni la de sus clientes. Para prestar el servicio, la información puede ser procesada por proveedores necesarios para su operación, como proveedores de infraestructura en la nube, certificadores de facturación electrónica, la SAT y procesadores de pago. EiTech también podrá entregar información cuando así lo requiera una autoridad competente conforme a la ley.

9. Seguridad

EiTech aplica medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida o alteración. El Comercio es responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de sus usuarios y de informar a EiTech de cualquier uso no autorizado que detecte.

10. Finalización del servicio

Si el Comercio finaliza el servicio, podrá descargar su información desde los Sistemas hasta su último día de operación. Después de esa fecha, EiTech no está obligada a conservarla y podrá eliminarla.

11. Cambios a estos Términos y Condiciones

EiTech puede actualizar estos Términos y Condiciones. Cada actualización se publica como una nueva versión en esta página, con su número de versión, su fecha de vigencia y un resumen de los cambios. Cuando los cambios sean relevantes, EiTech notificará al Comercio por correo electrónico u otro medio de contacto registrado antes de su entrada en vigencia. El uso de los Sistemas después de esa fecha implica que el Comercio conoce la nueva versión.

Las versiones anteriores permanecen disponibles para consulta en el historial de versiones.

12. Ley aplicable y contacto

Estos Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Guatemala. Para cualquier consulta sobre el tratamiento de su información puede escribir a info@eitechsolutions.com o comunicarse al número telefónico +502 3721 4794.

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